Wie wäre es denn die zugesandte Mail mit Anhang revisionssicher zu speichern und im Shop die Mails und Pdfs einfach zu löschen?
Es geht nciht nur darum welche Version eines Dokumentes der Kunde bekommen hat, sondern dass die anhänge wirklich gesendet wurden. Wenn ein Kunde nach 5 Jahren meint, "Das Gerät brauche ich nicht mehr, ich mache jetzt von meinem Widerruf gebrauch", Musst Du nachweisen, wann er die WRB bekommen hat und was da genau drinnen stand. Ich wage zu bezweifeln, dass da irgeneine ID zu irgendeiner Version genügt
Noch mal: Ich erstelle ein Dokument "Widerrufsbelehrung A" mit der ID "WRB-A" und eins "AGB A" mit der ID "AGB-A" hinterlege diese ganz normal in meinem Shop. Kunde bestellt und erhält eine Kopie von "WRB-A" und eine Kopie von "AGB-A" (namentlich Widerrufsbelehrung und AGB in genau dieser Version). Eine Kopie der Originalmail und dieser beiden Dokumente werden im Shop archiviert. Der zweite Kunde bestellt etwas und bekommt ebenfalls ein Bestätigungsmail mit Kopien von "WRB-A" und "AGB-A". Eine Kopie wird ebenfalls im Shop archiviert, mit dem Unterschied dass eben nur der Inhalt der Mail archiviert wird und nicht noch einmal Kopien der Dokumente "WRB-A" und "AGB-A", sondern lediglich einer Verknüpfung zu diesen (bereits im Archiv vorhandenen) Kopien dieser Dokumente. Ebenso alle folgenden. Sollte es nun mit Kunde 128 Probleme geben, kann ich jederzeit nachweisen wann, er was für eine Mail (Kopie ist ja im Archiv) mit welchem Anhang (Kopien von WRB-A und AGB-A sind im Archiv) erhalten hat. So kann ich z.B. 10.000 Bestellungen abarbeiten, belaste aber mein Archiv nur mit den Kopien der jeweiligen Mails und genau zwei PDF-Anhängen. Anstelle von 2 x 10.000 identischen PDFs die auch noch alle identisch heissen. Gibt es Änderungen in den Dokumenten ändert sich die ID in z.B. WRB-B und AGB-B. Wieder werden diese als Kopie archiviert und das ganze läuft genau so weiter. Ich kann also als Beispiel 10 Jahre lang online verkaufen und habe dann 50.000 Mails archiviert, aber nur 60 Kopien von PDF-Anhängen auf dem Server, weil sich in der Zeit 30 mal was am Inhalt der Rechtstexte geändert hat. Wenn ich einen Standardvertrag in Papierform zugeschickt bekomme der auf 2 Beiblättern die AGB des betreffenden Unternehmens enthält, dann hält dieses Unternehmen auch nicht Kopien dieser AGB zu jedem verschickten Vertrag vor, sondern kann (auch vor Gericht) damit argumentieren "Bestandteil des übersandten Vertrags waren die AGB in der gültigen Version vom XX.XX.XXXX", von denen mindestens eine Kopie vorzeigbar sein muß.
Also wenn ich von meinen Lieferanten z.B. eine Rechnung in Papierform bekomme, sind die AGB kleingedruckt hintendrauf. Das wird bei denen genau so abgelegt / gespeichert. Es gibt bei den e-Mails aber unten den Button "alte Anhänge löschen", wobei ich nicht weiß, was der Shop als "alt" bezeichnet
Leicht problematisch ist es aber auch, wenn man den Shop aufgibt oder das System wechselt oder neu aufbauen muss (durch das ein oder andere Missgeschick). Das in dem Ordner Daten lagern, die man jahrelang aufheben muss, wusste ich bis heute garnicht, ist mir nur durchs stundenlange Herunterladen aufgefallen.
Glaubst Du die Kopieren die Rückseite von jedem Vertrag den die verschicken, wo doch da eh nur die AGB drauf sind von denen sie ohnehin Kopien in der Firma haben? Genau das meine ich. Abgesehen davon bekomme ich eine Kopie jeder Bestellbestätigung an meine Adresse geschickt. Diese Kopie speichere ich lokal in Mail Store Home, brauche also das Archiv auf dem Server gar nicht. Das fällt mir nur immer negativ auf wenn ich per FTP den Serverinhalt sichere und Tonnen an überflüssigen identischen PDF herunterladen muß.
Ich meine, dass die das genau so (digital) speichern. Angenommen ich würde (aus welchen Gründen auch immer) nach 2 Jahren eine Rechnung noch einmal brauchen. Dann müssten die ja erst raussuchen welche AGB bei meiner Bestellung aktuell gewesen sind und die wieder auf die Rückseite drucken. Das wäre viel zu Aufwendig. Sie drücken einfach auf "Drucken" oder senden mir die Rechnung per E-mail, inkl. der Rückseite mit den alten AGB. Wenn Du die ohnehin lokal archivierst, kannst Du die doch löschen. Man muss sich die Teile ja nciht 5x hinlegen
Diejenigen E-Mails über neue Bestellungen, welche der Shop an mich weiterleitet, lösche ich regelmäßig, da ich sie extern speichere. Das reduziert die Zahl der im Shop gespeicherten Nachrichten schonmal erheblich. Dazu kommen - aus Sicherheitsgründen - auch alle Passwortanforderungen von Kunden. Wichtig ist die bereits erwähnte revisionssichere Speicherung des digitalen Schriftverkehrs. Der Prüfer wird nicht im Shop nach korrekt aufbewahrten, geschäftsbezogenen Nachrichten schauen. Er will ein durchsuchbares, revisionssicheres Archiv sehen. Das gibt der Shop ohne Weiteres aber nicht her. MfG Stefan Ulrich